KI-Agent im Einkauf
Auftragsbestätigungen automatisch prüfen
Ein KI-Agent liest die Auftragsbestätigung aus dem Einkaufspostfach, sucht die passende Bestellung im ERP und gleicht Position für Position ab: Preis, Menge, Liefertermin, Zuschläge. Passt alles, trägt er die Daten ein. Weicht etwas ab, bekommt der Besteller einen Klärungsfall mit Begründung.
Gebaut auf Microsoft 365 und Power Automate. Keine neue Plattform, kein neues Login für Ihr Team.
Gefühlt kennt das jeder Einkauf: Die ABs kommen, aber niemand hat Zeit, jede Position gegen die Bestellung zu halten.
So prüft der Agent
Eingang erkennen
Der Agent liest das Einkaufspostfach mit. Ob eine Mail eine Auftragsbestätigung, eine Rechnung oder etwas anderes ist, entscheidet die Anlage, nicht der Betreff. Steht im Betreff „Rechnung", hängt aber eine AB an, wird sie als AB behandelt.
Bestellung finden
Über Bestellnummer, Lieferant und Positionen sucht der Agent die passende Bestellung im ERP.
Position für Position abgleichen
Preis, Menge, Liefertermin und Zuschläge werden gegen die Bestellung geprüft. Feste Regeln laufen ohne KI. Das Sprachmodell kommt nur dazu, wenn ein Dokument unklar ist.
Regeln je Lieferant
Nicht jeder Lieferant wird gleich streng geprüft. Bei dem einen muss der Preis exakt der Bestellung entsprechen, beim anderen wird der Preis aus der AB übernommen. Das legen Sie fest, nicht der Agent.
Eintragen oder klären
Passt alles, trägt der Agent AB-Nummer, AB-Datum und Liefertermin ins ERP ein und legt das Dokument ab. Weicht etwas ab, bekommt der Besteller einen Klärungsfall mit Begründung.
Sonderfälle, die er kennt
- Teillieferungen
- Änderungs-ABs zu einer bereits bestätigten Bestellung
- Zuschläge, zum Beispiel für Logistik
- Unterartikel und Zuschnitte
- Hinweise auf Werksschließungen oder Betriebsferien
Was er bewusst nicht tut
- Er reklamiert nicht selbst beim Lieferanten. Die Entscheidung bleibt beim Besteller.
- Er setzt keine KI ein, wo eine feste Regel reicht. Das hält die Prüfung nachvollziehbar und die laufenden Kosten niedrig.
- Er ändert keine Bestellung ohne Freigabe.
Was es kostet
Ein Agenten-Baustein kostet 3.000 bis 5.000 € einmalig. Der Managed-Betrieb beginnt bei 350 € im Monat. Vor dem Bau prüfen wir an Ihren echten Auftragsbestätigungen, ob sich der Agent lohnt.
Alle Preise ansehen →Häufige Fragen
Welche Systeme braucht der Agent?
Microsoft 365 mit Outlook, SharePoint und Power Automate sowie Zugriff auf Ihr ERP. Wo es keine Schnittstelle gibt, starten wir mit Exporten. Eine neue Plattform brauchen Sie nicht.
Reklamiert der Agent selbst beim Lieferanten?
Nein. Oft liegt eine Abweichung nicht beim Lieferanten, sondern in veralteten eigenen Bestelldaten. Deshalb prüft zuerst der Besteller, bevor jemand reklamiert.
Wer hat Zugriff auf die Daten?
Der Agent läuft in Ihrer Microsoft-365-Umgebung. Datenzugriff, Freigaben und Betrieb stimmen wir vorab mit Ihrer IT ab. Dokumentation und Übergabe an Ihre IT sind im Preis enthalten.
Was kostet die automatische AB-Prüfung?
Ein Agenten-Baustein kostet 3.000 bis 5.000 € einmalig, der Managed-Betrieb ab 350 € im Monat. Vor dem Bau prüfen wir die Machbarkeit an Ihren echten Belegen.
Bringen Sie drei echte Auftragsbestätigungen mit
In 20 Minuten sehen wir uns Ihre Belege an und klären, ob sich ein Agent dafür lohnt. Ohne Präsentation, direkt mit dem Geschäftsführer.